L’organisation des élections et vos données personnelles
Description des traitements de données mis en œuvre dans le cadre du recours à un système de vote électronique

L’organisation des élections des représentants des personnels et des usagers au conseil d’administration, à la commission de la recherche et à la commission de la formation et de la vie universitaire impliquant :

• La constitution des listes électorales,
• La réception des candidatures,
• L’organisation du scrutin,
• La mise en œuvre d’un système de vote électronique,
• Le scellement du système de vote électronique,
• L’organisation du dépouillement,
• L’établissement du procès-verbal,
• La proclamation des résultats.

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une obligation légale à laquelle l’Université de Limoges est tenue (RGPD, Art. 6.1(c)).

• Les agents de l’Université de Limoges,
• Les vacataires de l’Université de Limoges,
• Les étudiants et les doctorants de l’Université de Limoges.

Pour la constitution des listes électorales : nom et prénom

Pour la mise en œuvre du système de vote électronique : civilité, nom, prénom, date de naissance, n° INE (pour les usagers), matricule RH (pour les agents), adresse mail universitaire, collège de l’électeur

Pour la constitution des bureaux de vote : civilité, nom, prénom, date de naissance, fonction dans le bureau de vote, n°INE (pour les usagers), matricule RH (pour les agents)

Pour la réception des candidatures : civilité, nom, prénom, date de naissance, collège électoral, rang dans la liste

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

Les données personnelles sont détruites un mois après le dernier dépouillement en l’absence de recours, ou le cas échéant, à l’issue d’une décision juridictionnelle définitive.

Les sauvegardes sont supprimées un mois après la date de destruction des données.

Les informations de journalisation et de traçabilité sont conservées pour une durée maximale de 12 mois après émission.

L’Université de Limoges et le prestataire Néovote en charge de la mise en œuvre du système de vote électronique s’engagent à assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles des agents et des usagers conformément au RGPD, notamment en prenant toutes précautions utiles pour empêcher tout accès illégitime aux données, la modification non désirée ou la disparition des données.

Pour toute information ou exercice de vos droits « Informatique et Libertés » sur les traitements de données personnelles gérés par l’Université de Limoges, vous pouvez contacter sa déléguée à la protection des données (DPO) à l’adresse suivante :