Charte Documentaire

Cette charte est un document public, destiné aux usagers de la bibliothèque. Son objectif est de formaliser nos missions et nos pratiques professionnelles, en lien avec la démarche qualité qui est mise en place au sein du Service Commun de la Documentation depuis 2012, et notre projet de service. Dans un contexte de rationalisation des moyens et de profondes mutations dans l’offre de documentation, il apparaît important d’expliciter les principes et les priorités en matière d’acquisition, de conservation et d’accès à ces ressources documentaires, instruments clés de la réussite étudiante et du rayonnement de la recherche.

Les missions du SCD

Le SCD poursuit trois missions principales en termes de documentation :

•  la mise en œuvre de la politique documentaire de l’Université

•  l’accès à la documentation, quelle que soit sa forme, nécessaire aux étudiants, aux enseignants et aux chercheurs

• la formation du public universitaire à l’utilisation des ressources documentaires.

À l’image de l’université elle-même, le réseau des bibliothèques (intégrées et associées) dessine un paysage d’une grande diversité à la fois disciplinaire et géographique (voir schéma ci-dessous).

Les publics

Les bibliothèques de l’Université de Limoges accueillent tous les publics, universitaires et extérieurs. Le SCD est attaché à l’amélioration continue de la qualité de son accueil, en veillant à assurer à tous équité, transparence et accessibilité.

La  vocation prioritaire du SCD est de répondre aux besoins documentaires de la communauté universitaire dans sa diversité :

• étudiants en formation initiale ou continue

• enseignants et chercheurs

• BIATSS (Bibliothèque, Ingénieurs, Administratifs, Techniciens, Social, Santé)

• lecteurs extérieurs payant des droits d’inscription

De façon générale, toute personne peut consulter gratuitement sur place les collections des différentes bibliothèques.

Sur le site de Brive-la-Gaillarde, une mission de lecture publique est fixée par la Convention avec la Ville.

L’environnement documentaire

L’Université de Limoges propose une offre de formation pluridisciplinaire qui se décline sur huit villes dans le Limousin, comprenant treize bibliothèques et quatre bibliothèques associées.

Principes généraux d’acquisition

Les collections présentes dans les bibliothèques du SCD ont été constituées en fonction des enseignements et de la recherche sur les différents sites de l’université de Limoges. Pour le confort et l’autonomie des lecteurs, le libre accès aux documents est favorisé en rayon (à l’exception des documents fragiles et patrimoniaux). Le développement des ressources numériques offre aux usagers des opportunités de consultation 24h/24.

Les critères de sélection des documents

Le SCD acquiert des documents en fonction de critères d’acquisition, avec le souci de rationaliser et d’optimiser les ressources budgétaires allouées, dans un contexte de plus en plus contraint.

Public cible

Toute ressource est souscrite ou acquise pour l’ensemble de la communauté universitaire. Les achats tiennent compte des effectifs et des usages dans chaque discipline.

Pour les ouvrages, le niveau « pédagogie » (manuels) est privilégié. Les achats en recherche tiennent compte des suggestions d’achat et s’effectuent en complémentarité avec les bibliothèques de recherche des composantes.

L’offre électronique du SCD tend à respecter un équilibre entre les différentes disciplines et un équilibre entre la recherche et la pédagogie.

Domaines disciplinaires

Avec onze bibliothèques présentes sur 5 sites, le SCD couvre tous les champs disciplinaires de l’Université :

• Sciences dures et sciences appliquées

• STAPS

• Sciences de la santé
• Droit, économie et gestion
• Lettres et sciences humaines
• Autres fonds : orientation professionnelle, manuels scolaires du primaire et du secondaire

Le catalogue du SCD permet d’accéder à une grande partie des collections et d’effectuer une recherche par sujet.

Les types de documents

Sur des supports variés, le SCD propose les documents suivants : livres, revues, cartes, mémoires, thèses et rapports de stage, documents photographiques et audiovisuels, manuscrits et incunables.

Les ressources numériques qu’acquiert le SCD sont de trois natures :

• bases de données référençant des articles dans un domaine donné, mais sans accès systématique au texte intégral

• revues ou bouquets de revues donnant accès au texte intégral des articles

• livres électroniques (acquisitions pérennes ou sur abonnement)

Langues

Les documents en français sont privilégiés, mais toutes les langues enseignées à l’Université de Limoges, ou nécessaires à la recherche figurent dans les rayons.

Les documents peuvent être achetés en anglais sur suggestions des enseignants et avec l’approbation du responsable de la bibliothèque.

Environnement documentaire

Les doublons entre bibliothèques sont évités dans la mesure du possible.

La documentation électronique

Outre les critères liés aux publics et aux disciplines enseignées, entrent en ligne de compte :

• les statistiques de consultation suffisantes : évolution du nombre de téléchargements / requêtes par an, évolution du coût par téléchargement / requête par an
• les conditions tarifaires : évolution des coûts conformes à la lettre de cadrage annuelle de Couperin
• une stratégie d’achat : définir et maintenir un socle commun de ressources électroniques, développer les ressources électroniques à destination de la pédagogie (e-books), privilégier l’achat de collections pérennes et de bouquets de périodiques en e-only
• les possibilités d’accès aux ressources : le SCD privilégie l’acquisition de documentation numérique sans restriction d’accès (l’accès doit être possible pour l’ensemble de la communauté universitaire et non réservé à un seul utilisateur)

Les périodiques papiers

L’établissement supprime les abonnements en cas de trop faible consultation, en concertation avec les enseignants-chercheurs. Il évite, dans la mesure du possible, les abonnements doublons dans les différentes bibliothèques. Enfin, le support électronique est privilégié toutes les fois où il remplace les périodiques imprimés.

Coordination des acquisitions

Le groupe transversal « Politique documentaire » travaille à la coordination des acquisitions au sein du SCD. Tous les acquéreurs rédigent et mettent en commun des fiches domaines qui permettent d’assurer un suivi annuel des fonds et de rationaliser les achats entre les différentes bibliothèques.

L’achat de documentation électronique est centralisé pour tout le SCD au sein du service d’informatique documentaire par le responsable de la documentation électronique.

Les achats ou les abonnements sont faits chaque fois que cela est possible dans le cadre des accords nationaux et groupements de commande conclus par le consortium Couperin

Le SCD s’engage à faire bénéficier des tarifs Couperin (selon les conditions négociées par le consortium) à toute composante, laboratoire ou service de l’université.

Si un nouvel abonnement est suggéré, le SCD peut solliciter une participation financière auprès de l’entité qui en a fait la demande.

Collaboration avec les enseignants-chercheurs

Les acquisitions se font en concertation avec les enseignants-chercheurs. Par le biais des listes de diffusion, les acquéreurs communiquent la liste des nouveautés avec un lien vers le catalogue ou la base de données concernée.

Tous les canaux de diffusion sont utilisés (site internet du SCD, Facebook, listes de diffusion) pour annoncer à l’ensemble de la communauté universitaire les nouvelles ressources souscrites ou un nouveau test de ressource.

La politique de conservation

Les monographies

Les collections courantes de livres et de documents multimédia sont régulièrement enrichies, renouvelées et mises à jour, mais aussi désherbées afin d’offrir aux lecteurs des collections pertinentes.

Désherber un fonds ne veut pas dire jeter systématiquement tout document qui ne sort pas ou qui est abîmé. C’est un travail d’équipe qui couple critères intellectuels, matériels, et regards professionnels (actualité, contenu, nombre d’emprunts, date du dernier prêt, exemplaires multiples dans la bibliothèque ou le réseau) ; la politique de désherbage est différente selon la discipline. En cas de doute, nous pouvons solliciter les enseignants.

Un document que l’on retire du libre-accès n’est pas un document nécessairement éliminé : il peut être mis en magasin, donné à une autre bibliothèque, renouvelé pour une édition plus récente.

Une réflexion sur le désherbage a permis la rédaction d’une charte de mise à jour des cvollections, proposée en annexe.

Les périodiques

Le SCD peut être amené à désherber des collections de périodiques imprimés, après s’être assuré qu’elles sont conservées dans des bibliothèques de référence au niveau national, ou qu’elles sont accessibles en ligne de manière pérenne dans les corpus des Licences nationales.

La documentation électronique

La documentation électronique ne peut pas être conservée  durablement à l’exception des ebooks acquis de façon pérenne. Les accès aux revues en ligne, aux bouquets d’ebooks et aux bases de données ne sont pas garantis en raison d’une logique d’abonnements annuels.

Conscient des problèmes qu’une telle politique engendre, Le SCD s’est engagé dans le mouvement  des archives ouvertes. Il invite les chercheurs à privilégier les dépôts sous le portail HAL-UNILIM pour un accès pérenne aux publications de son Université, garanti par le CINES.

Les fonds spécifiques

Ayant hérité de fonds spécifiques d’un volume de 85800 ouvrages, le SCD a créé le service du Pôle Patrimoine pour les gérer.

Par ailleurs, certaines collections du SCD ont vocation à être considérées comme patrimoniales en vertu de  l’article 5 de la charte interministérielle  de la conservation dans les bibliothèques : « est dit patrimonial un document, un objet ou un fonds auquel est attachée une décision de conservation sans limitation de durée ».

Les critères et les conditions tiennent compte de la portée scientifique et  intellectuelle des documents, et de leur intérêt  dans le contexte de l’Université de Limoges.

Pour ces documents rares et précieux, un plan de conservation préventive  a été défini dans le but de prévenir les dégradations et de prolonger la durée de vie des documents. Ce document est actualisé régulièrement.

Services et valorisation de la documentation

Le personnel du SCD accueille, renseigne et oriente les usagers. De plus, les bibliothèques de Limoges mettent à disposition des usagers une adresse de contact pour toute demande sur les ressources ou le service : . Les bibliothécaires s’engagent à répondre sous 48h aux questions posées à cette adresse de contact. Le site web et la page Facebook complètent cette offre en permettant aux usagers d’obtenir toutes les informations pratiques et de suivre l’actualité des bibliothèques universitaires de Limoges, 24h sur 24.

Le SCD met à disposition de ses usagers des outils de recherche (catalogues, bases de données, ressources électroniques) et propose des formations à leur utilisation, à la recherche documentaire et à l’utilisation d’outils d’aide à la rédaction de travaux universitaires. Ainsi, tout au long de leur cursus, les étudiants bénéficient de formations adaptées à leur niveau d’étude, selon les besoins spécifiques liés à leurs disciplines. Ces séances peuvent être individuelles ou en groupes, soit organisées à la demande des étudiants ou des enseignants, soit intégrées dans un cursus. Les bibliothèques proposent également des contenus de formation à distance, par le biais de webinaires ou par des tutoriels accessibles sur le site web.

En complément de la documentation présente sur place, le service du Prêt entre bibliothèques (PEB) permet de fournir aux usagers des photocopies ou des ouvrages disponibles dans d’autres universités. Ce service est payant, sauf en cas d’habilitation auprès d’un laboratoire, service ou composante de l’Université.

Enfin, le SCD soutient et valorise la recherche scientifique par la mise en ligne des thèses de doctorat (dans le cadre du dispositif national STAR), ainsi que des thèses d’exercice et des mémoires soutenus à l’Université de Limoges sur la plateforme Aurore.

Annexe 1 de la Charte documentaire – Charte de mise à jour des collections documentaires du Service Commun de Documentation

Introduction

Cette charte vise à cadrer et clarifier la pratique de révision des collections documentaires du Service Commun de Documentation, en adéquation avec la politique documentaire. La mise à jour des collections consiste à en sortir des ouvrages et des revues selon des critères bien définis pour proposer à l’usager des fonds documentaires en cohérence avec les enseignements et les domaines de recherche de l’Université, en accord avec les missions du SCD. L’opération permet également d’optimiser l’espace de stockage de ces collections en privilégiant la conservation partagée au sein de réseaux documentaires. Ces livres peuvent être relégués dans les réserves des bibliothèques, donnés, vendus ou détruits.

1. Organisation de l’opération

La mise à jour des collections est réalisée par les personnels chargés des fonds documentaires. Cette opération est réalisée :

• Régulièrement, au rythme des acquisitions et des évaluations des collections
• Ponctuellement, à l’occasion d’un déménagement, d’une intégration de bibliothèque ou d’un changement de programme d’enseignement par exemple

Cette mise à jour se fonde sur des critères de conservation définis et validés au préalable.

2. Critères de conservation

2.1. Les documents appartenant au domaine public

Sont considérés comme appartenant au domaine public, selon l’article L.2112-1 du Code Général de la propriété des personnes publiques, « les collections de documents anciens, rares ou précieux des bibliothèques ». Les collections patrimoniales possédées par le SCD et correspondant à cette définition sont donc inaliénables.

2.2. Les documents appartenant au domaine privé

Les collections ne remplissant pas la définition des biens du domaine public sont aliénables et doncsoumis à la révision selon des critères intellectuels et matériels définis par chaque bibliothèque et validés par la direction du SCD. Ces critères peuvent évoluer selon les orientations de la politique documentaire et sont définis dans un contexte précis (publics, disciplines, etc.).

Ces critères peuvent être fondés sur l’usage des exemplaires (prêts, consultation), sur le contenu (obsolescence et adéquation de l’information, niveau…), sur l’état matériel (usure, moisissures,…), sur la redondance (multiples exemplaires au sein du SCD).

Ces critères prennent également en compte la présence des titres concernés dans le réseau des bibliothèques (du SCD, de Limoges, régionales et nationales) selon le principe de la conservation partagée.

Le SCD porte un intérêt particulier à la conservation des collections liées au patrimoine de l’Université : ouvrages édités par les Presses Universitaires de Limoges, ouvrages rédigés par des enseignants et/ou chercheurs de l’Université, etc.
Chaque section tient à disposition des usagers un document rappelant les critères de révision en cours.

3. Communication du bilan

Chaque section se propose de rédiger et de présenter aux composantes qui le souhaitent un bilan annuel des opérations de mise à jour des collections, et plus globalement de la gestion des fonds (acquisitions, dons, abonnements, ventes, etc.) sur l’année écoulée.

Un bilan annuel de toutes les sections du SCD pourra également être réalisé sur l’ensemble de ces opérations et mis à disposition du CA et des composantes qui le souhaitent.

Une liste détaillée des ouvrages désaffectés (don, vente et pilon) peut être fournie à la demande.

4. Devenir des ouvrages

Suite à la mise à jour des collections, les ouvrages désaffectés pourront être proposés :

• À la vente, lors d’opérations ponctuelles. Chaque section informera le CA du nombre de documents concernés, du prix envisagé, de l’affectation prévue de la somme récoltée, etc. La mise en place d’une régie temporaire est indispensable. Aucun des ouvrages concernés par la vente ne devra dépasser les 800 € HT.
• Au don à des associations selon la dérogation définie à l’alinéa 2° de l’art. L.3212-2 du Code Général de la propriété des personnes publiques. Chaque section informera le CA au préalable et une convention de don devra être signée entre le SCD et l’association qui engagera celle-ci à ne pas vendre les ouvrages reçus.
• Au don à d’autres bibliothèques ou services de documentation. Chaque section informera le CA au préalable et une convention de don devra être signée entre le SCD et le service bénéficiaire du don.
• Au pilon, par le biais d’une société de recyclage.

Chaque ouvrage désaffecté devra en porter la mention tamponnée.

Date : 01/12/2021