Procédures de don
Par souci de transparence à l’égard de ses usagers, et en vue d’un traitement qualitatif et opérationnel des dons, la bibliothèque a retenu les critères suivants, établis à partir des recommandations de la Fédération internationale des associations de bibliothécaires (IFLA) :
Principes d'acceptation d'un don
Cohérence avec sa politique documentaire
La bibliothèque universitaire accepte les documents dont les formats, les sujets et le niveau intellectuel correspondent à ses publics et à ses missions. Les modalités d’enrichissement et de conservation des collections s’inscrivent dans le contexte d’une politique régionale et nationale de coopération documentaire, elles sont formalisées dans la charte d’accueil du SCD, document public validé par la conseil d’administration de l’Université.
Etat physique des documents
La bibliothèque ne pourra accepter des documents détériorés ou susceptibles de contaminer ses collections (moisissures). Le coût de traitement et de réparations de documents abîmés est rédhibitoire, à l’exception du cas des documents rares et précieux.
Respect de la procédure à suivre
1. Contact préalable pour proposition du don
Un contact préalable avec le responsable de la bibliothèque ou son adjoint est indispensable avant toute autre démarche. Leur vision des besoins des lecteurs et des objectifs de développement des fonds leur permet d’évaluer les dons qui viendront utilement compléter les collections actuelles.
Toutes les coordonnées des bibliothèques et de leur responsable.
2. Description du don
Ce premier échange avec le responsable de la bibliothèque (ou son adjoint) sera l’occasion de présenter le don : provenance, domaine disciplinaire, état des documents, volumétrie.
3. Liste et sélection des documents proposés au don
Si la description du don répond aux critères de sélection définis par la bibliothèque, une liste bibliographique des documents sera demandée au donateur, établie selon le modèle suivant :
Pour un ouvrage : Nom auteur, Prénom. Titre, Editeur, Année de publication
Pour une revue : Titre, Volume, numéro, dates abonnement (début et fin, lacunes éventuelles)
A partir de cette liste, seuls les documents identifiés comme pertinents eu égard aux objectifs documentaires de la bibliothèque seront retenus.
Si le don est particulièrement important en termes d’intérêt documentaire et scientifique, l’équipe de la bibliothèque pourra se charger d’établir la liste des documents.