Comment bien s’affilier dans HAL

Les extractions dans HAL se font à partir des productions qui y figurent effectivement.

Il faut donc vous assurer au départ que votre publication a bien été saisie dans HAL, en regardant par exemple la liste brute de vos publications dans l’interface suivante : https://aurehal.archives-ouvertes.fr/author/index.

Vous avez changé d’état civil : Les deux formes de votre nom sont donc tout à fait légitimement présentes dans la base. Il est néanmoins possible, au lieu de pointer vos publications un nom après l’autre, de rassembler celles-ci sous une même entité en vous créant un identifiant pérenne idHAL.

Vous pouvez aussi, grâce à cet idHAL vous créer un CV qui sera automatiquement alimenté par vos publications dans HAL :  https://www.ccsd.cnrs.fr/2016/07/un-tutoriel-pour-creer-son-idhal-et-son-cv/

A la suite de la création de plusieurs comptes HAL (oubli des identifiants du premier, difficultés lors d’un changement d’institution, une autre institution vous a créé un doublon sans que vous soyez au courant quand une de vos publications collectives a été saisie dans HAL, etc.), vous êtes présent en doublon comme auteur dans les bases de HAL et ces doublons peuvent être à l’origine des lacunes dans les extractions automatiques de HAL : une des formes de votre nom peut avoir une affiliation correcte et les autres, non (les publications qui sont raccrochées à ces dernières passent donc sous les radars).

Au lieu de pointer les publications un nom après l’autre, il est possible de fusionner ces identifiants. Dans ce cas, il faut contacter l’administrateur via  pour qu’il procède au dédoublonnage des formes.

Si, bien que vous ayez saisi toutes vos publications dans HAL,  que vous ayez fusionné tous vos comptes en un seul ou rassemblé les diverses formes de votre nom sous un seul et même idHAL, vous ne retrouvez toujours pas vos publications dans les extractions, le problème peut venir d’une mauvaise affiliation.

En effet, pour trouver les documents produits par une structure de recherche, le moteur de HAL va se servir d’index s’appuyant sur les affiliations des enseignants-chercheurs : 

• Si, par exemple, un enseignant-chercheur s’est affilié pour toutes ses publications à la fois à l’Université de Limoges, à l’IR-SHS, à l’EHIC, et à l’un des trois axes de recherche d’EHIC, ses publications apparaîtront dans ces 4 index.
• S’il n’est affilié qu’à l’Université de Limoges, il sera absent des 3 autres index, et sera absent des extractions automatiques des trois autres index.

Lorsque vous vous connectez et déposez un document dans HAL, il est donc très important de renseigner correctement dans le formulaire de dépôt, dans la section « Compléter les données auteurs », votre affiliation.

Votre affiliation doit être renseignée de la manière suivante (lorsque vous commencez à saisir les termes, un mécanisme d’autocomplétion apparaît et un menu déroulant avec les choix de structure apparaît) :

1. Unilim
2. IR-SHS, X-LIM, etc.
3. EHIC, X-LIM photonique, etc.
4. Votre axe (en vert pour les publications depuis 2022 ; en jaune pour celles d’avant cette date).

Il est possible d’automatiser l’affiliation, ainsi vous n’aurez pas à rentrer toutes les informations à chaque fois : 

1. Dans la rubrique « Mon profil » (en haut à droite de votre onglet de connexion);
2. Puis dans « Préférences de dépôt »;
3. Ensuite, il faut cliquer sur « Modifier mes préférences de dépôt »;
4. Dans « Mes préférences de dépôt », Cochez « Oui » à la question « M’ajouter comme auteur »;
5. Un champ « Affiliation » apparait;
6. Dernière étape essentielle : cliquer sur « Enregistrer les modifications ».

Pour tout ce que vous déposerez désormais, vous serez automatiquement affilié, et vos publications seront ainsi automatiquement indexées comme étant issues de l’université de Limoges, etc. dont vous faites partie, et apparaîtront dans toutes les extractions automatiques qui pourront être faites.